Så håller du en digital workshop

Att gå under namnet “Digital byrå” har vi gjort i flera år. Men hur många digitala workshops hade vi gjort innan pandemin? En handfull. Men nu, ett år senare har vi gjort en hel del fler och lärt oss mycket på vägen. Tipsen på hur du håller en digital workshop florerar där ute, och nu tänkte vi dela med oss av våra.

En digital workshop skiljer sig i grunden egentligen inte så mycket från en fysisk workshop. Den ger helt enkelt möjlighet att samla en grupp med människor under ett visst syfte och facilitatorn ska se till att det genomförs. Den insikten är bra att vila sig i när en står där mitt uppe i planeringen. Det är lätt att gå vilse i teknikvals-djungeln, tidsschemat, kasta sig in i förberedelserna och kanske stöta på lite digital ångest. Men glöm inte att grundfrågan är densamma: Vad är syftet med workshopen?

Tips för en digital workshop

1. Välj verktyg efter ändamål
Under det här året av digitalt arbete har det fullkomligt exploderat av olika digitala tjänster och funktioner för att köra workshops och digitala möten. Superbra tycker vi! Se bara till att välja rätt verktyg för just din workshop. Ibland kan det vara lätt att förlora sig i alla fantastiska funktioner och valmöjligheter - men för just din workshop kanske det räcker med en enkel digital whiteboard och post-its? Väg gärna inkörströskeln med fördelarna att använda verktyget och vad som passar bäst för dina deltagare. En tjänst kanske är mer avancerad och kräver inlogg, medan en annan kan starta upp en workshop direkt i mötestjänsten?

Vårt favoritverktyg är Miro som vi tycker är både enkelt och har stora möjligheter. Vill du kunna starta upp en whiteboard snabbt i ett möte så har både Zoom och Google meet den funktionen inbyggd. Med Mentimeter kan du snabbt på input från gruppen med hjälp av exempelvis omröstningar, quiz och Q&A.

2. Testa tekniken - både som facilitator och deltagare
Förberedelser är allt! Här handlar det inte bara om att du som leder workshopen ska ha koll på hur allt fungerar med presentationer, delningar, behörigheter och funktioner i valt verktyg. Du behöver också veta hur dina deltagare möter tekniken och hur deras “resa” ser ut. Behöver de skapa ett konto, klicka på en länk - var kommer de då? Hur ser det ut? Vad kan gå fel här? Har du gått igenom det så kan du ge dem tydliga instruktioner inför workshopen som minskar risken att stöta på problem och du får deltagarna att känns sig trygga och peppade!

3. Skicka ut ett bra förberedelse-mail till deltagarna
Ditt mail ska ge tydliga instruktioner om vad som behövs och hur workshopen kommer att genomföras. Börja gärna med ett intro om workshopen och försök sedan punkta upp instruktionerna så blir det lättare för dina deltagare att följa. Till exempel:

Inför workshop - vad behöver du?
Instruktioner för uppstart och användande av mötestjänst och workshopverktyg. Påminn gärna om bra arbetsposition och att de ska ha kaffe och andra förnödenheter redo vid start ;)
Workshopen - hur gör jag?
Möteslänk och hur de ansluter till både den och ev. workshopverktyg. Kanske en visuell guide över verktyget och funktioner du kommer att använda så de kan bekanta sig med verktyget?
Agendan i korta drag

Det är också bra om du kan lämna uppgifter om var de kan höra av sig om de har frågor eller behöver hjälp inför workshopen.

4. Ha en co-pilot
Det är en del som det ska fixas och trixas med under en digital workshop, samtidigt som du ska hålla en grupp människor intresserade och med på banan. Om du har möjlighet, ta gärna med dig en kollega som kan hjälpa dig med det praktiska. Allt från att hjälpa till med ev strulande teknik för deltagare, dela upp i grupprum, hålla koll på chatten och hjälpa dig med de olika övningarna. Se till att gå igenom era ansvarsområden innan, gärna ett genrep!

5. Låt deltagarna bekanta sig med verktyget
Vi har alla olika mycket erfarenhet av att använda digitala verktyg för möten och workshops. Det kan därför vara en bra idé att låta dina deltagare få bekanta sig med verktyget innan ni drar igång på riktigt. För att förena nytta med nöje så kan du till exempel börja med att “checka in” som första övning. Att “checka in” syftar till att skapa närvaro hos deltagarna, få fokus på det ni ska göra och en möjlighet för alla att komma till tals och synas.

Hur du väljer att formulera checka in-frågan beror lite på sammanhanget. Det kan vara så enkelt som en emoji som beskriver deltagarens humör för tillfället, till en mer fokuserad fråga som “Vad hoppas du att vi ska uppnå med dagens workshop”. Checka in-övningen anpassar du dels efter gruppens förutsättningar och efter de funktioner ni ska använda under workshopen.

6. Använd digitala grupprum
Flera digitala mötestjänster ger dig möjligheten att dela upp deltagarna i små egna grupprum. Precis som i fysiska workshops kan det vara ett bra verktyg för att ge möjlighet för alla att komma till tals och för att diskutera olika frågor. Var extra tydlig med hur de digitala grupprummen fungerar - hur de kan kommunicera om de har frågor och hur de kommer tillbaka till huvudrummet till exempel. Kika gärna in i varje grupprum under övningen.

7. Utnyttja chatten
Chatten är ett bra verktyg som komplement till eventuellt digitalt workshop-verktyg. Många gånger använder vi den som ett uppsamlingsforum för frågor som vi stöter på under workshopens gång, men som kanske inte ska bearbetas i just den övningen. Syftet med den kan ändras under workshopens gång, men var hela tiden tydlig med vad den ska användas till.

8. Det tar längre tid
Ta höjd för att det tar lite längre tid att komma igång - folk kan vara sena, ha problem med uppkoppling/teknik eller vara ovana vid verktygen. Försök därför begränsa dig vad gäller omfattning på övningar. Ha hellre en övning extra som du kan fylla på med om det skulle vara så att du (mot all förmodan) skulle ha tid kvar :)

Det här är några av våra tips och trix för att lyckas med din digitala workshop. Känner du att du skulle vilja veta mer eller är i behov av lite hjälp så är det bara att du hör av dig till oss.

Ta kontakt med Joakim Slättegård, VD på joakim@delorean.se eller +46 708 47 47 40 eller Avalon Curtis avalon@delorean.se byråchef så hjälper vi dig att komma igång.